Zagadnienie należytej staranności pełni bardzo ważną rolę na gruncie podatku od towarów i usług. Jednocześnie ocena zachowania tej staranności może budzić wiele wątpliwości. To od niej w dużej mierze zależy, czy podatnik będzie mógł odliczyć podatek naliczony w związku z dokonanymi zakupami. Aby zmniejszyć kontrowersyjność i ustabilizować kwestię oceny zachowania metodyki należytej staranności, Ministerstwo Finansów opublikowało 25 kwietnia 2018 r. pismo pod nazwą „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Ma ona sprostać zarówno potrzebom organów podatkowych, jak i przedsiębiorców.

Istota należytej staranności

Kwestia należytej staranności jest istotna ze względu możliwość uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego zawartego w cenie nabywanych dóbr i usług, jeżeli służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Z uprawnienia tego mogą skorzystać jedynie ci podatnicy, którzy nie dopuszczają się oszustwa ani nie uczestniczą w transakcji związanej z oszustwem.

Jednak w sytuacji, gdy podatnik nie zdawał sobie sprawy z tego, że transakcja została zorganizowana w związku z popełnieniem przez inny podmiot oszustwa lub nadużycia, nadal ma prawo do odliczenia naliczonego podatku. Musi jednak wykazać, że zachował należytą staranność, a mimo tego nie wiedział i obiektywnie nie mógł wiedzieć o tym, że dana transakcja służy oszustwu na gruncie VAT. Jakie kryteria brane są pod uwagę przy ocenie należytej staranności?

Przesłanki dochowania należytej staranności

Nie istnieje żaden akt prawny, który zawierałby dokładną definicję należytej staranności. Przez pewien czas opierano się jedynie na dostępnych wyrokach sądowych oraz interpretacjach podatkowych. Z pomocą przyszła jednak „Metodyka należytej staranności” opublikowana przez Ministerstwo Finansów.

Należy mieć jednak na uwadze, że dokument ten nie jest aktem prawnym. Stanowi tylko zbiór pewnych wytycznych i wskazówek dla organów podatkowych, choć może okazać się przydatny także dla samych podatników. Mimo, iż metodyka nie chroni ich praw w sposób bezpośredni, z pewnością zastosowanie się do zawartych w niej wskazówek zwiększa prawdopodobieństwo uznania przez organy podatkowe zachowania należytej staranności.

Ponadto nie można zapominać, że opublikowany dokument nie jest zamkniętym zbiorem. Organy podatkowe mogą badać również inne okoliczności, które nie zostały w nim zawarte

Katalog przesłanek dochowania należytej staranności

Metodyka należytej staranności  zawiera przesłanki podzielone na dwie grupy. Do pierwszej z nich należą te oceniane w momencie nawiązywania kontaktu z kontrahentem, natomiast do drugiej te, które występują podczas trwania współpracy.

Na samym początku podatnik powinien sprawdzić m.in. czy kontrahent znajduje się w KRS lub CEIDG, czy jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, czy posiada niezbędne koncesje i zezwolenia oraz czy osoby podpisujące umowy są upoważnione do zawierania transakcji w imieniu kontrahenta.

Do okoliczności, które mogą wskazywać na oszustwo należą m.in.: płatność gotówką, gdy wartość transakcji jest większa niż 15.000 zł, rachunek podmiotu trzeciego lub zagraniczny, ceny odbiegające od rynkowych, czy też brak dokumentów potwierdzających transakcje.

Jeżeli chodzi o przesłanki należytej staranności, opracowana metodyka określa, że ocenie podlegają m.in. : czy podatnik systematycznie sprawdzał, czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, czy kontrolował posiadanie wymaganych koncesji i zezwoleń oraz czy weryfikował osoby dokonujące transakcji w imieniu kontrahenta.

Mechanizm podzielonej płatności a Metodyka należytej staranności

Według „Metodyki należytej staranności” jeżeli płatność na rzecz dostawcy towaru zostanie zrealizowana przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności, należy uznać, że podatnik dochował należytej staranności pod warunkiem, że:

• podatnik pozytywnie zweryfikował przesłanki formalne oraz
• nie zachodzą inne okoliczności, które jednoznacznie mogłyby wskazywać na brak dochowania należytej staranności.